めんどくさがりでもできる✨レンタルスペース運営の効率化術🪄

皆さん、こんにちは！
子供たちの夏休みが終わり毎日のお弁当作りが再開。まだリズムを掴めず毎日睡魔に襲われるみかりんです🎀

今日は、レンタルスペースの運営を 「いかに楽に、でもしっかりと！」 というテーマでお話ししたいと思います。

さて、突然ですが、私は「超めんどくさがり屋」です。
どれほどの「めんどくさがり屋」かというと…

たとえば郵便物。
ともさんもよく言っているように、ポストに郵便が溜まっていても、特に急ぎでなければ「まあ、後でいいか」と思って数日間スルーしちゃいます 笑

ほかにも、化粧品を注文しても、届いてすぐに開けません。化粧品が無くなってやっと「開けなきゃ！」ってなる感じです。

そして、最近スマホの機種変更をしたんですが…これも夫に見かねられて「そろそろ替えたら？」と言われ、結局夫が本体と画面フィルム、スマホケースまで購入して、全部設定をして渡してくれました（苦笑）。

こんな私がどうやって40室ほどのレンタルスペースを楽に運営しているのか、今日はそのコツを皆さんにシェアしたいと思います！

1.清掃は自動化する！

セルフクリーニング制にしているレンタルスペースは多いと思いますが、やはり定期的なプロの清掃や点検が必要ですよね。いちいち「〇〇さん、この日の夜に清掃お願いできますか？」って手配するのも手間です。
そこで、私が使っているのがGoogleカレンダー！
スタッフとカレンダーを共有して、ゲストの利用時間だけをシンプルに見せることができるんです。(料金や詳細は伏せておけます。)これで、スタッフが自分で判断して清掃に入る仕組みを作れば、手間も省けて楽々です！

2.メッセージ返信も効率化！

次は、ゲストからのメッセージ返信について。
ポータルサイトでは返信スピードが検索順位にも影響するので、素早く返す必要がありますが、メッセージから伝わるホスピタリティも大切ですよね。
そこで私は、定型文と音声入力を活用しています。
定型文はもちろん便利ですが、それだけでは足りないこともありますよね？そんなときは音声入力を使って、運転中でもサクッと返信！
これが本当に便利で、文章を打つよりも早いし、温かみのあるメッセージが送れます。時間短縮にもなり、ポータルサイトの順位もアップ！一石二鳥ですね！

3.電話応対は自動化で楽々！

最後に、私が本当に助かっているのがアイブリーという自動音声応答サービスです。
電話がかかってくると、そのたびに作業が中断してしまったり、面倒ですよね。そんなとき、このアイブリーが救世主なんです！
自分の声でスペース名を名乗る音声を録音して、よくある質問に合わせて音声案内の分岐を作るんです。たとえば、入室に関する問い合わせは「1」、室内のトラブルは「2」、機器に関する問い合わせは「3」…といった具合に。自動で対応できない場合は留守電にメッセージを入れてもらったり、緊急性の高い場合だけ、携帯電話へ転送するように設定しています。

これで電話対応の9割が自動化できるんです！
しかも、私が運営しているスペースは40ほどですが、月額4,000円ほどでこのサービスを利用できているので、コスパも最高です。人を雇うことを考えたら、これだけで十分ですよね！

これらの方法を使って、ちょーめんどくさがり屋の私でもｗ
効率よくレンタルスペースを運営できています。
皆さんもぜひ参考にして、少しでも楽に運営をしてみてくださいね！
また機会があれば、他の(ズボラ)運営方法もご紹介したいと思いますので、どうぞお楽しみに！

まだまだ残暑が厳しいですが、皆さん心も身体もリラックスして楽しい週末をお過ごしください！
私はこの週末に運命の出会いがあるかも・・・しれません。つづく笑