Airbnbの自動送信メッセージ例文と設定方法｜予約後からチェックアウトまでのテンプレと注意点

Airbnbで民泊を運営していると、予約後の案内、チェックイン前のリマインド、Wi-Fi情報の共有、チェックアウト案内など、ゲストへ送るメッセージが多くなってしまいがちです。

毎回手動で送っていると、送信漏れや案内内容のばらつきが起きやすくなります。
そこで活用したいのが、Airbnbの「クイック返信」と「自動送信メッセージ」です。

この記事では、Airbnbの自動送信メッセージで設定しておきたい内容と、民泊運営で失敗しないための注意点を解説します。

Airbnbの自動送信メッセージとは？

Airbnbの自動送信メッセージは、予約確定時、チェックイン前、チェックアウト前後など、特定のタイミングに合わせてゲストへメッセージを送れる機能です。

Airbnbでは「クイック返信」を作成し、送信スケジュールを設定することで、リスティングごとにメッセージを自動送信できます。
ゲスト名、チェックイン日、チェックアウト日、リスティング住所、Wi-Fi情報などの詳細情報を差し込めるため、毎回手入力しなくても予約内容に合わせた案内を作成できます。

ただし、詳細情報を使う場合は、リスティング側に対応する情報を登録しておく必要があります。
未入力の情報があると、メッセージ内で「表示不可」のように表示される場合があるため、テンプレート作成後は必ず実際の表示内容を確認しておきましょう。

※制度や運用は変更される場合があります。実際に申請・運営を行う際は、必ず最新の公式情報を確認してください。

自動送信メッセージで設定しておきたい内容

Airbnbのメッセージ自動化では、ただ挨拶文を送るだけでなく、運営上必要な情報をタイミングよく届けることが重要です。

特に民泊運営では、以下のような内容をあらかじめ設定しておくと便利です。

• 予約後のお礼
• 宿泊者名簿提出用フォームの案内
• 住所、道順、チェックイン方法の共有
• チェックイン・チェックアウト時間の案内
• ハウスルール、ハウスガイドの案内
• Wi-Fi情報の共有
• チェックイン前のリマインド
• チェックアウト時の注意事項
• レビュー依頼

メッセージは、ゲストが必要とするタイミングに合わせて分けて送るのがおすすめです。
一度にすべての情報を送ると、重要な案内が埋もれてしまうことがあります。

予約後すぐに送るメッセージ

予約後すぐのメッセージでは、まず予約へのお礼を伝えます。
そのうえで、宿泊前に必要な入力フォームや、今後の案内の流れを共有しておくとスムーズです。

民泊では、宿泊者名簿の作成に必要な情報を事前に取得する運用が必要になる場合があります。
Googleフォームなどを使う場合は、氏名、住所、連絡先、チェックイン日、チェックアウト日など、必要項目を整理しておきましょう。
日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍や旅券番号、旅券写しの保存が必要になるケースがあります。

予約後メッセージの例

チェックイン前に送るメッセージ

チェックイン前は、ゲストからの問い合わせが増えやすいタイミングです。
特に、住所、道順、入室方法、Wi-Fi、チェックイン時間は、事前に分かりやすく案内しておきましょう。

おすすめの送信タイミングは以下です。

タイミング	送る内容
チェックイン3日前	宿泊情報入力フォームのリマインド
チェックイン2日前の朝	ハウスガイド、道順、入室方法の案内
チェックイン2日前の夜	チェックイン時間、チェックアウト時間、Wi－Fi情報などの再案内
チェックイン当日の朝	到着時間の確認、入室方法のリマインド

「一度送ったから大丈夫」と考えず、重要事項はタイミングを変えて再案内するのが実務上は安心です。
ゲストは旅行中に複数の予約情報を見ていることも多く、直前に必要な情報だけを探しやすい状態にしておくことが大切です。

チェックイン前メッセージの例

チェックイン当日に送るメッセージ

チェックイン当日は、到着前の不安を減らすメッセージが有効です。
「気をつけてお越しください」という一言に加えて、入室方法やハウスガイドの場所を再度案内しておくと、問い合わせを減らしやすくなります。

特に無人チェックインの場合、鍵の受け取り方法、スマートロックの使い方、建物入口の場所などで迷うゲストが出やすくなります。
写真付きガイドや動画を用意している場合は、当日の朝にもう一度リンクを送ると親切です。

チェックイン当日メッセージの例

チェックアウト当日に送るメッセージ

チェックアウト当日は、退室時間、ゴミ、鍵、忘れ物、レビュー依頼を簡潔に伝えます。
ここで長すぎる文章を送ると読まれにくいため、必要事項を箇条書きにするのがおすすめです。

チェックアウト当日メッセージの例

クイック返信を設定するときの注意点

Airbnbの自動送信メッセージは便利ですが、設定時にいくつか注意点があります。

保存ボタンを必ず押す

テンプレートを作成したあと、保存ボタンを押さずに別の作業をすると、作成したメッセージが消えてしまう場合があります。
長いテンプレートを作るときは、こまめに保存することをおすすめします。

詳細情報の未入力に注意する

ゲスト名、住所、チェックイン時刻、Wi-Fi情報などの詳細情報を差し込む場合、リスティング側の情報が未入力だと正しく表示されない場合があります。
テンプレート作成後は、送信予定のタイムラインやプレビューで、差し込み内容に不自然な表示がないか確認しましょう。

直前予約・短期滞在ではメッセージがスキップされる場合がある

直前予約や1泊などの短期滞在では、チェックイン前に送る予定だった一部の自動メッセージがスキップされることがあります。
Airbnbでは、直前予約や短期滞在のゲストにも送信するための切り替え設定があります。

重要な案内は、直前予約でも送られるように設定しておきましょう。
特に、入室方法、住所、Wi-Fi、宿泊者情報フォームは、送信漏れがあるとトラブルにつながりやすい項目です。

チーム・補助ホスト運用では権限を確認する

チームや補助ホストと一緒に運営している場合、誰がテンプレートを作成・編集できるのかを確認しておく必要があります。
チーム運用ではメッセージがチームオーナーから送信される場合があります。
補助ホストの場合は、ホストが作成したテンプレートを閲覧・編集できないケースもあります。

複数人で運営する場合は、メッセージ内容の管理者を決め、変更履歴や送信予定を定期的に確認しましょう。

個人情報の取り扱いを整理する

宿泊者名簿や本人確認に関わる情報をフォームで取得する場合、個人情報の管理が重要です。
誰が閲覧できるのか、どこに保存するのか、不要になった情報をどう扱うのかを事前に決めておきましょう。

「必要だから集める」だけでなく、「安全に管理できる形で集める」ことが大切です。

まとめ｜メッセージ自動化でゲスト対応の抜け漏れを防ぐ

この記事では、Airbnbの自動送信メッセージとクイック返信の活用方法について解説しました。

• 予約後、チェックイン前、チェックイン当日、チェックアウト当日でメッセージを分ける
• 宿泊者情報フォーム、住所、入室方法、Wi-Fi、ハウスガイドは事前案内しておく
• 詳細情報を使う場合は、リスティング側の入力漏れに注意する
• 直前予約や短期滞在では、自動メッセージがスキップされない設定を確認する
• 個人情報を取得する場合は、管理方法まで設計しておく

Airbnbのメッセージ自動化は、ゲスト対応の手間を減らすだけでなく、案内漏れやトラブルを防ぐためにも有効です。
一方で、テンプレートを作っただけでは不十分で、実際の予約ごとに送信予定や表示内容を確認することも大切です。

出典：
・Airbnbヘルプセンター「クイック返信を作成し、ゲストに自動送信されるよう設定する」
・観光庁 民泊制度ポータルサイト「事業者の業務」

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